Menata dan Mengamankan Berkas Digital

Apa itu berkas digital?
Berkas digital dapat juga disebut; data digital, file digital, atau istilah lainnya yang mungkin lebih anda sukai, adalah merujuk pada files berupa satu atau lebih berkas digital seperti; Dokumen digital (berupa text atau spreadsheet files), foto, musik, video dan jenis file lainnya yang dilteakan dalam suatu media penyimpanan seperti Diskette, Harddisk, SSD, CD/DVD Disk, Flashdisk dan atau Memory Card, yang anda letakan pada perangkat-perangkat elektronik (mutli platform) seperti; PC (desktop atau laptop), Hand Held (handphone, smartphone, ipod), kamera digital dan alat elektronik lainnya yang memiliki kemampuan untuk menyimpan data seacara non-volatile (tidak hilang bahkan setelah perangkat kehilangan daya kelistrikan). 

Di era teknologi informasi dan komunikasi saat ini keberadaan dan peruntukan berkas-berkas digital bukanlah barang baru yang menakjubkan, baik untuk orang yang tinggal di wilayah perkotaan maupun untuk mereka yang tinggal jauh dipelosok perdesaan. Karena dapat dipastikan (bukan hoax lho..) kemudahan teknologi saat ini telah memudahkan setiap orang untuk dapat memproduksi puluhan bahkan ratusan berkas digital dalam waktu kurang dari 10 menit 😂, tak terkecuali untuk kaum hawa (termasuk emak-emak millenial) yang mulai mendominasi ranah media sosial.

Dengan harga gadget digital yang relatif murah, fitur yang canggih dan user friendly, setiap orang dapat dengan  mudah mengoperasikan perangkat-perangkat tersebut kapanpun saat diperlukan. Karena itu sudah dapat dipastikan setiap orang dapat dengan mudah memproduksi berkas-berkas digital seperti file foto, audio dan video dalam jumlah yang mereka inginkan. Dengan demikian, fenomena banjir berkas digital dan pertukaran arus data merupakan suatu keadaan tak terhindarkan, baik sebagai bentuk ekspresi, ataupun untuk tujuan aktualisasi setiap orang.

Dapat dipastikan sebagian besar orang saat ini memiliki ratusan hingga ribuan berkas digital yang tersimpan di beberapa perangkat digital miliknya. Sebut saja file-file musik, foto, video, berkas text dan berkas digital lainnya. Disadari atau tidak oleh pemiliknya, seiring waktu dan aktifitas jumlah berkas tersebut akan terus bertambah memenuhi ruang penyimpanan pada perangkat. Namun demikian, pemilik perangkat seringkali melupakan detil kecil dalam memperlakukan berkas-berkas digital ini, terutama dalam hal pengelolaan, penataan, dan keamanan file digital miliknya, maka tidak heran jika kita sering mendapati beberapa kasus yang dialami oleh pengguna terkait melambatnya kinerja perangkat, berkas digital yang rusak atau bahkan hilang. Penyebabnya bisa beragam, mulai dari kerusakan fisik pada media penyimpanan, terhapus tanpa sengaja, formating media, virus, hingga kehilangan perangakt karena faktor tertentu.

Pengaturan dan penanganan file-file digital sering dianggap remeh dan buang-buang waktu. Banyak pengguna pemula mengabaikan pentingnya penataan dan pencadangan berkas digital. Tak jarang pengguna meletakan file-file digital secara acak dan terkesan semrawut, misalnya dengan menggabungkan (tanpa mengelompokan) berbagai file digital seperti file musik, foto dan video dalam satu directory atau folder. Ketika ragam file digital yang digabungkan masih dalam jumlah kecil mungkin tidak menjadi persoalan besar, akan tetapi lain ceritanya jika file-file digital tersebut telah mencapai jumlah yang sangat banyak, tentu akan sangat menyulitkan pengguna ketika harus mencari file tertentu diantara ratusan bahkan ribuan file yang berbeda dalam satu tempat.

Pada pengguna perangkat PC pencarian file tertentu mungkin akan lebih mudah ditemukan, dengan mengisikan nama atau jenis file tertentu pada kolom pencarian explorer. Tapi tetap saja, jumlah file digital yang massif dalam satu tempat akan membuat kinerja PC melambat. Tidak perduli mengusung teknologi seperti apa, perangkat elektronik anda secara matematis tetap memiliki keterbatasan (limitasi), terlebih pada media penyimpanannya. Untuk itu diperlukan suatu tindakan/penanganan file digital yang baik, yakni dengan melakukan pengelompokan berdasarkan jenis/type file digital dan tak lupa melakukan backup (pencadangan) file-file digital pada media penyimpanan terpisah yang bersifat portable maupun dengan mengunggahnya pada media penyimpanan online (cloud storage) seperti Google Drive (drive.google.com), OneDrive (onedrive.live.com) dan sejenisnya.